Adatkezelési tájékoztató

1.8 verzió · Hatályos: 2026. szeptember 7-től

Ügyfélfelület, ajánlatok és helyi önértékelés

A SmartOps az ügyfélkapcsolathoz szükséges ajánlati adatokat, belső jegyzeteket, riportokat, intézkedéseket és dokumentumokat elkülönített nyilvántartásban kezeli. Az ügyfélfelületen csak a külön engedélyezett felhasználó és a számára közzétett anyagok érhetők el. A belépés ChatGPT-fiókkal történik; az azonosítás önmagában nem ad ügyfélhozzáférést. Az ügyfél által módosított feladatállapot és a módosítás időpontja megőrződik.

A strukturált adatok a weboldal Cloudflare D1-adatbázisában, a feltöltött PDF-ek Cloudflare R2-tárolóban vannak. A nyilvántartási exportot a tulajdonos készítheti el; az export is azonos védelem mellett kezelendő. A belső és ügyfélfelületen nem indítunk Google Analytics-mérést.

A gyorsteszt válaszai az adott böngészőlap munkamenetében legfeljebb 12 óráig folytatható piszkozatként megmaradnak. Bármikor törölhetők a felületen. A gyorsteszt PDF-je a látogató eszközén készül; az egyedi válaszokat nem küldjük el a szervernek. A foglalásnál kiválasztott témát és egyeztetési preferenciát a Cal.eu megkapja a foglalási folyamat részeként.

1. Az adatkezelő

Név: Mihályvári-Farkas Balázs Dániel egyéni vállalkozó
Székhely: 1214 Budapest, Krizantém utca 20.
Adószám: 59970527-2-43
Egyéni vállalkozói nyilvántartási szám: 58022171
Kamarai nyilvántartási szám: BU59970527
E-mail: info@smartops.hu
Telefon: +36 70 881 1003

Az adatkezelő nem nevezett ki adatvédelmi tisztviselőt, mert a jelenlegi adatkezelések alapján erre nem köteles. Adatvédelmi kérdés vagy érintetti kérelem a fenti e-mail-címen nyújtható be.

2. A tájékoztató hatálya

A SmartOps szolgáltatásai kizárólag gazdasági vagy szakmai tevékenységük körében eljáró vállalkozásoknak és szervezeteknek szólnak. A honlap nem kínál fogyasztói szerződéskötést.

A tájékoztató a honlap konzultációs űrlapjára, az online időpontfoglalásra, a közvetlen e-mailes és telefonos kapcsolatfelvételre, az Outlook-naptármeghívókra és a FaceTime-konzultációkra, valamint a honlap biztonságos működéséhez szükséges technikai adatkezelésre vonatkozik. A SmartOps jelenleg nem működtet hírlevelet, nem használ marketingpixelt, viselkedésalapú hirdetést. A Google Analytics használatának aktuális állapota és a hozzájárulás részletei a süti-tájékoztatóban olvashatók.

3. Konzultációs és kapcsolatfelvételi űrlap

Az űrlap először a SmartOps belső, Cloudflare D1-alapú nyilvántartásába menti a megkeresést; ezt követően a Formspree szolgáltatón keresztül értesítést kezdeményezünk. Az értesítés hibája nem törli a már mentett megkeresést. A kéretlen beküldések korlátozásához a hálózati cím időszakonként változó hashét használjuk; a lejárt számlálókat a következő beküldéskor töröljük.

Az űrlapos adatkezelés részletei
Kezelt adatok	Név, céges e-mail-cím, cégnév, választott szolgáltatás; opcionálisan létszám, előnyös egyeztetési idősáv és az egyeztetés preferált módja, a gyorsteszt eredménysávja és az üzenet tartalma. A gyorsteszt egyedi válaszai nem kerülnek az űrlapba. A rendszer rögzítheti a beküldés idejét, az IP-címet, a böngésző technikai adatait, a hivatkozó oldalt és a visszaélés-szűrés eredményét. Rögzítésre kerül az adatkezelési tájékoztató megismerésének jelzése és verziója is. A belső érdeklődő-nyilvántartás a kapcsolat állapotát, a következő feladatot, a határidőt, az egyeztetési megjegyzéseket és az ismert kampányforrást is tárolja. A hozzáférés tulajdonosi bejelentkezéshez kötött.
Cél	A megkeresés azonosítása, megválaszolása, időpont egyeztetése, az igény előzetes felmérése, az üzleti kapcsolat előkészítése, valamint visszaélések és kéretlen beküldések megelőzése.
Jogalap	Ha az érintett a saját nevében kér szerződéskötést megelőző intézkedést, a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja. Ha az érintett egy vállalkozás kapcsolattartójaként jár el, a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek: a megkereső szervezet és az adatkezelő közötti B2B kommunikáció és üzleti kapcsolat előkészítése. A technikai visszaélés-megelőzés jogalapja szintén a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja.
Megőrzés	Ha nem jön létre szerződés, az ügy lezárását vagy az utolsó érdemi kapcsolattartást követő 6 hónap. Ha szerződés jön létre, az ahhoz szükséges levelezés a szerződéses dokumentáció részeként a jogviszony megszűnésétől számított 5 évig őrizhető meg. A belső nyilvántartásból a tulajdonos törölheti a megkeresést; a szolgáltatóknál tárolt másolatok törlését külön kell elvégezni. Jogvita esetén az érintett adat a jogvita végleges lezárásáig megőrizhető.
Adatszolgáltatás	A név és a céges e-mail-cím nélkül az űrlapos megkeresés nem küldhető el. A cégnév, a létszám, az érdeklődés tárgya, az idősáv, a találkozási mód, a gyorsteszt eredménysávja és a szabad szöveges üzenet megadása önkéntes.

Kérjük, az üzenetben ne adjon meg különleges adatot, jelszót, hozzáférési kulcsot, teljes incidensnaplót vagy más, az előzetes egyeztetéshez nem szükséges bizalmas információt.

4. Online időpontfoglalás

A „Időpontot foglalok” hivatkozás a Cal.eu külső időpontfoglaló felületére vezet. Foglaláskor a rendszer kezelheti az érintett nevét, e-mail-címét, a kiválasztott időpontot és időzónát, az opcionálisan megadott üzenetet, a foglalás, átütemezés vagy lemondás állapotát, továbbá az IP-címet és az eszköz alapvető technikai adatait.

Az adatkezelés célja a díjmentes első egyeztetés megszervezése, a naptárbejegyzés és az online csatlakozási adatok létrehozása, valamint a foglalással kapcsolatos visszaigazolások és emlékeztetők kézbesítése. Jogalapja az érintett helyzetétől függően a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja szerinti szerződéskötést megelőző intézkedés, illetve B2B kapcsolattartásnál a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek.

Sikeres foglaláskor a szükséges foglalási adatok a SmartOps Microsoft 365 Outlook-naptárába kerülhetnek. Az online konzultáció az Apple FaceTime szolgáltatásához tartozó csatlakozási hivatkozáson történhet. A hivatkozás foglalás előtt nem nyilvános; kérjük, ne továbbítsa. Nem Apple-eszközről böngészővel is lehet csatlakozni; ehhez megjelenítendő név, valamint kamera- és mikrofonengedély szükséges. A hívást a SmartOps nem rögzíti. Az Apple tájékoztatása szerint a FaceTime-hívás végpontok között titkosított, a hívás tartalmát az Apple nem tárolja, korlátozott használati adatokat azonban legfeljebb 30 napig megőrizhet. A FaceTime használata nem kötelező; e-mailben telefonos vagy más online egyeztetési mód kérhető. FaceTime és adatvédelem.

A SmartOps saját üzleti nyilvántartásában a foglalási és kapcsolattartási adatokat a 3. pontban meghatározott ideig kezeli. A Cal.com és a kapcsolódó naptár- vagy videókonferencia-szolgáltató a saját szolgáltatási és megőrzési szabályai szerint is kezelhet technikai adatokat. Kérjük, a foglalási megjegyzésben ne adjon meg jelszót, különleges adatot vagy az első egyeztetéshez nem szükséges bizalmas információt. A Cal.com adatvédelmi tájékoztatója.

5. Közvetlen e-mailes és telefonos megkeresés

E-mail esetén kezeljük a feladó nevét és e-mail-címét, az üzenet tartalmát, a levél technikai fejlécadatait és a kapcsolódó válaszokat. Telefonos kapcsolatfelvételnél kezelhetjük a hívó telefonszámát, a hívás idejét és az egyeztetéshez szükséges feljegyzést. A beszélgetést nem rögzítjük.

Az adatkezelés célja és jogalapja megegyezik az űrlapos kapcsolatfelvételével. Ha nem jön létre szerződés, az adatokat az ügy lezárását vagy az utolsó érdemi kapcsolattartást követő 6 hónapig kezeljük. Szerződéses vagy jogi igényhez szükséges levelezésre az előző pontban meghatározott hosszabb határidő alkalmazandó.

6. Technikai naplók és sütik

A honlap kiszolgálása során a tárhely- és biztonsági infrastruktúra kezelheti az IP-címet, a kért oldal címét, a lekérés időpontját, a böngésző és az eszköz alapvető technikai adatait, valamint a biztonsági eseményeket. Ennek célja a honlap elérhető és biztonságos működtetése, a hibák feltárása és a visszaélések megelőzése. A jogalap a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek.

Az adatkezelő által közvetlenül hozzáférhető szokásos technikai naplókat legfeljebb 30 napig őrizzük meg. Biztonsági esemény esetén az ahhoz szükséges naplórészlet az esemény kivizsgálásának és az esetleges jogi igény érvényesítésének lezárásáig elkülönítve megőrizhető.

A Google Analytics mérőkódja csak önkéntes statisztikai hozzájárulás után töltődik be. A hozzájárulás visszavonható. A mérésbe nem kerül név, e-mail-cím, üzenetszöveg vagy egyedi tesztválasz. A részletek a süti- és analitikai tájékoztatóbanolvashatók.

Ha a Cal-összekötés aktív, a foglaló neve, e-mail-címe, a foglalás azonosítója, időpontja és állapota a belső nyilvántartásba is bekerül az egyeztetés szervezéséhez. Ezeket nem továbbítjuk a Google Analyticsnek. A külön oldalon megnyíló Cal.eu időpontfoglaló saját sütiket és hasonló technológiákat alkalmazhat. Ezek nem a SmartOps honlapján kerülnek elhelyezésre; kezelésükre a Cal.com adatvédelmi tájékoztatója irányadó.

7. Közreműködő szolgáltatók, adatfeldolgozók és adattovábbítás

Google Ireland Limited (Google Analytics) – statisztikai oldalhasználati adatok kezelése kizárólag engedélyezett méréskor. Részletek a süti-tájékoztatóban és a Google adatvédelmi tájékoztatójában.
Formspree, Inc. – a SmartOps saját nyilvántartásába mentett megkeresésekről szóló értesítések fogadása, kéretlen beküldések szűrése, átmeneti tárolása és e-mailes továbbítása. A Formspree az IP-címet és egyéb technikai adatot is kezelhet. A Formspree adatvédelmi tájékoztatója.
Cal.com, Inc. (Cal.eu) – online időpontfoglalás, visszaigazolások, emlékeztetők és technikai naptárszinkronizáció. A szolgáltató a foglaláshoz megadott adatokat, valamint az IP-címet és más technikai adatokat is kezelhet. A Cal.com adatvédelmi tájékoztatója.
Microsoft – a foglaláshoz kapcsolódó naptárbejegyzés és e-mailes kommunikáció biztosítása, ha az adott foglalásnál ezeket a szolgáltatásokat használjuk. A Microsoft adatvédelmi nyilatkozata.
Apple Distribution International Limited (Írország), valamint az Apple kapcsolt vállalkozásai – a FaceTime-hivatkozás és az online videóbeszélgetés biztosítása. Az EGT-ben élő érintettek Apple által kezelt adatai tekintetében az Apple Distribution International Limited önálló adatkezelőként jár el. A FaceTime használata nem kötelező; más egyeztetési mód e-mailben kérhető. Az Apple adatvédelmi szabályzata.
OpenAI Ireland Limited – a weboldal üzemeltetéséhez és közzétételéhez használt infrastruktúra. Az OpenAI adatfeldolgozási feltételei.
Cloudflare, Ltd. – az OpenAI további adatfeldolgozójaként tartalomkézbesítési, webtárhely-, hálózatvédelmi és kapcsolódó technikai szolgáltatást biztosíthat a ChatGPT Sites weboldalakhoz. Az OpenAI alfeldolgozói listája.

A Formspree, a Cal.com, a Microsoft és az infrastruktúra egyes al-adatfeldolgozói az Európai Gazdasági Térségen kívül, így különösen az Egyesült Államokban is kezelhetnek adatot. Ilyen továbbítás csak a GDPR V. fejezete szerinti megfelelő garancia – különösen európai bizottsági megfelelőségi határozat vagy általános adatvédelmi kikötések – alapján történhet. Az alkalmazott garanciákról az adatkezelőtől további tájékoztatás és, a jogszabályi korlátok között, másolat kérhető.

Személyes adatot ezen kívül jogszabály vagy kötelező hatósági, illetve bírósági megkeresés alapján az arra jogosult szervnek adhatunk át. Az adatkezelő személyes adatot nem értékesít, és nem továbbít saját vagy harmadik fél marketingcéljára.

8. Az érintett jogai

Az érintett az info@smartops.hu címen kérheti:

tájékoztatását és a kezelt személyes adatokhoz hozzáférést;
a pontatlan adat helyesbítését vagy kiegészítését;
az adat törlését, ha annak nincs kötelező vagy elsőbbséget élvező jogszerű indoka;
az adatkezelés korlátozását;
az adathordozhatóságot a GDPR-ban meghatározott esetekben;
tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen, saját helyzetével kapcsolatos okból.

A kérelmet indokolatlan késedelem nélkül, főszabály szerint a beérkezéstől számított egy hónapon belül teljesítjük vagy megválaszoljuk. A személyes adat védelmében a kérelmező személyazonosságának és jogosultságának észszerű ellenőrzését kérhetjük.

Ha az érintett megítélése szerint személyes adatának kezelése jogellenes, bírósághoz vagy a felügyeleti hatósághoz fordulhat:

Hatóság: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.
Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9.
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Telefon: +36 1 391 1400
Honlap: www.naih.hu

9. Adatbiztonság

Az adatkezelő az adat mennyiségéhez és kockázatához igazodó technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz. Ide tartozik a titkosított adatátvitel, a hozzáférések korlátozása, a fiókok védelme, a szükséges frissítések alkalmazása, valamint a megőrzési idők lejártakor végzett törlés. Internetes adattovábbítás mellett teljes kockázatmentesség nem garantálható, ezért kérjük, bizalmas rendszeradatot csak külön egyeztetett, megfelelően védett csatornán küldjön.

10. A tájékoztató módosítása

A tájékoztatót az adatkezelési folyamat vagy a jogi környezet változásakor frissítjük. A mindenkor hatályos változat ezen az oldalon érhető el; a verzió és a hatálybalépés napja az oldal elején szerepel. A már megszerzett jogokat lényegesen érintő változásról az érintettet – ha elérhetősége és az adatkezelés fennáll – közvetlenül is tájékoztatjuk.