1. Céges tulajdonú hozzáférések és fiókok
Elsőként azt kell tisztázni, hogy a kulcsfontosságú szolgáltatások kinek a nevén vannak, és a cég rendelkezik-e önálló adminisztrátori hozzáféréssel.
A jelszavakat és helyreállítási kódokat biztonságos csatornán adják át, majd az átvétel után módosítsák őket. Fontos szolgáltatás ne maradjon kizárólag a régi partner személyes e-mail-címéhez vagy telefonszámához kötve.
- Microsoft 365 és más felhőszolgáltatások;
- domainregisztráció, DNS, tárhely, weboldal és tanúsítványok;
- hálózati eszközök, tűzfalak és távoli elérés;
- mentési, vírusvédelmi és eszközfelügyeleti rendszerek;
- üzleti alkalmazások és szolgáltatói portálok.
2. Teljes rendszer- és eszközleltár
Az új szolgáltatónak tudnia kell, mit vesz át. A leltár nemcsak a számítógépek listája, hanem a működéshez szükséges szolgáltatások és függőségek összefoglalója is.
A leltár legyen dátummal ellátott, és jelezze azt is, ha valamely információ nem ismert vagy további ellenőrzést igényel.
- felhasználók, gépek, szerverek és mobileszközök;
- sorozatszámok, garanciális adatok, helyszínek és felelősök;
- üzleti alkalmazások és rendszerkapcsolatok;
- hálózati eszközök és internetkapcsolatok;
- cserére vagy leselejtezésre váró eszközök.
3. Műszaki dokumentáció és beállítások
A dokumentáció hiánya az átadás után lassabb hibaelhárítást és több találgatást okozhat. Nem szükséges minden apró beállítást vezetőként átnéznie, de ellenőrizze, hogy az új szolgáltató használható formában megkapta-e.
Az átadott információt az új partnernek teszteléssel is érdemes ellenőriznie, mert egy régi dokumentum nem feltétlenül tükrözi a jelenlegi állapotot.
- egyszerű hálózati áttekintés és rendszerkapcsolatok;
- szerverek és felhőszolgáltatások szerepe;
- jogosultsági csoportok és távoli elérés;
- automatizmusok, szkriptek és időzített feladatok;
- ismert hibák, ideiglenes megoldások és beszállítói kapcsolatok.
4. Mentések, biztonság és helyreállítás
A szolgáltatóváltás alatt nem maradhat tisztázatlanul, hogy ki figyeli a mentéseket és ki reagál egy biztonsági eseményre. A felelősségek átmeneti időszakát is írásban érdemes rögzíteni.
- mely adatokról, milyen gyakran készül mentés;
- hol találhatók a mentések és ki fér hozzájuk;
- mikor volt az utolsó sikeres visszaállítási próba;
- milyen biztonsági riasztások vannak beállítva;
- vannak-e folyamatban lévő incidensek vagy hamarosan lejáró védelmi licencek.
5. Licencek, szerződések és rendszeres költségek
Gyakori probléma, hogy egy szoftver vagy szolgáltatás működik, de senki nem tudja, ki rendelte meg, meddig él az előfizetés, vagy milyen feltételekkel mondható fel.
- aktív licencek, darabszámok és tényleges használat;
- megújulási és felmondási dátumok;
- számlázási és szerződő fél;
- havi vagy éves költségek;
- bérelt vagy szolgáltatói tulajdonú eszközök;
- átadható és nem átadható licencek.
6. Nyitott feladatok és folyamatban lévő változások
Az új partnernek nemcsak a jelenlegi rendszert, hanem a függőben lévő munkákat is át kell látnia. Egy félig bevezetett változtatás vagy közelgő lejárat könnyen kimaradhat az átadásból.
- folyamatban lévő hibajegyek, fejlesztések és migrációk;
- megrendelt, de még át nem adott eszközök;
- közelgő licenc- és garancialejáratok;
- ismert kapacitás- vagy teljesítményproblémák;
- elfogadott, de még nem kezelt kockázatok;
- minden ügy felelőse és következő lépése.
7. Legyen egyértelmű az átadás lezárása
Az átadás akkor tekinthető befejezettnek, ha az új szolgáltató ellenőrizte a hozzáféréseket, a cég pedig látja, mi érkezett meg és mi maradt nyitva. Ehhez célszerű közös átadási jegyzéket készíteni.
- működnek az új partner adminisztrátori hozzáférései;
- a cég rendelkezik legalább két, egymástól elkülönített vészhelyzeti adminfiókkal;
- megtörtént a szükséges jelszó- és helyreállításiadat-csere;
- rögzítették a hiányzó dokumentumokat és átmeneti felelősöket;
- tesztelték a kritikus szolgáltatásokat és mentéseket;
- tisztázott a régi partner hozzáférésének megszüntetése.