1. Válassza külön a mentést és a visszaállítást
A sikeres mentési üzenet csak azt jelzi, hogy a rendszer elvégzett egy feladatot. Nem bizonyítja, hogy minden szükséges adat bekerült a mentésbe, a fájlok épek, vagy a helyreállítás elfogadható időn belül elvégezhető.
Vezetőként ne a technikai termék nevét kérdezze meg először, hanem azt, hogy pontosan mit lehet helyreállítani, milyen időpontra és mennyi idő alatt.
- Pontosan mely rendszerekről és adatokról készül mentés?
- Hol tárolják a mentéseket, és ki fér hozzájuk?
- Ki ellenőrzi a hibákat, és milyen gyakran?
- Mikor történt utoljára tényleges visszaállítás?
- Mennyi adat és munkaidő veszhet el egy incidens esetén?
2. Készüljön mentési leltár az üzletileg fontos adatokról
A mentés ellenőrzése azzal kezdődik, hogy ismert, mit kell megvédeni. Egy 10–50 fős cégnél az adatok jellemzően több helyen találhatók: szerveren, munkatársak gépein, Microsoft 365-ben, felhőalkalmazásokban vagy külső szolgáltatóknál.
A Microsoft 365 verziókövetési, lomtár- és megőrzési funkciói hasznosak, de önmagukban nem minden esetben jelentenek független biztonsági mentést. A tényleges védelem a használt szolgáltatásoktól, beállításoktól és licencektől függ.
- pénzügyi, számlázási és szerződéses adatok;
- közös dokumentumok, projektfájlok és üzleti alkalmazások;
- e-mailek, naptárak és kapcsolatok;
- kulcsfontosságú vezetői vagy munkatársi gépek;
- weboldal-, domain- és rendszerbeállítások.
3. Történjen valós visszaállítási próba
Nem szükséges minden tesztnél a teljes céges rendszert helyreállítani. Jó kiindulópont egy reprezentatív minta: egy véletlenül törölt fájl, egy postafiók, egy projektmappa vagy egy alkalmazás adatállománya.
Az eredményt üzleti oldalról is ellenőrizni kell. Egy visszaállított adatbázis technikailag ép lehet, de ha az alkalmazás nem indul el vele, a helyreállítás még nem tekinthető sikeresnek.
- megtalálható-e a megfelelő mentési időpont;
- megnyithatók és használhatók-e a visszaállított adatok;
- megmaradtak-e a szükséges jogosultságok és mappastruktúrák;
- mennyi idő alatt állt helyre az adat;
- kellett-e hiányzó hozzáférés vagy külső segítség.
4. Kérjen ellenőrizhető bizonyítékot
A „van mentés” nem megfelelő dokumentáció. A belső informatikusnak vagy külső szolgáltatónak röviden, közérthetően be kell tudnia mutatni a mentési rendszer állapotát.
A cél nem egy hosszú technikai jelentés, hanem egy rövid, visszakövethető válasz arra, hogy mi állítható helyre, honnan és várhatóan mennyi idő alatt.
- a védett rendszerek aktuális listája;
- a mentések gyakorisága és megőrzési ideje;
- a hibás vagy kimaradt mentések nyilvántartása;
- a legutóbbi visszaállítási teszt dátuma és eredménye;
- a feltárt hibák és javításuk állapota.
5. Ismerje fel a figyelmeztető jeleket
Az alábbi jelek önmagukban nem bizonyítják, hogy a mentés használhatatlan, de indokolttá teszik a gyors ellenőrzést.
- évek óta nem történt visszaállítási próba;
- senki nem tudja pontosan, hol vannak a mentések;
- a mentés ugyanahhoz a rendszerhez vagy hozzáféréshez kötődik, mint az eredeti adat;
- a hibajelzéseket senki nem követi;
- csak egy munkatárs vagy szolgáltató fér hozzá;
- nincs dokumentált eljárás váratlan kiesésre.
6. Alakítson ki egyszerű ellenőrzési ritmust
Az ideális gyakoriság az adatok fontosságától és a cég kieséstűrésétől függ. Kiindulópontként érdemes rendszeresen áttekinteni a mentési hibákat, negyedévente mintavételes visszaállítást végezni, nagyobb rendszer- vagy szolgáltatóváltás után pedig külön tesztelni.
- Mi változott a legutóbbi ellenőrzés óta?
- Mit állítottunk vissza ténylegesen?
- Van-e olyan fontos rendszer, amelynek a helyreállítása még nem bizonyított?